Cómo usar ChatGPT con Excel: 25 prompts para fórmulas, tablas y datos
Excel es de las tareas donde la IA ahorra más tiempo: en lugar de buscar en foros cómo se hace una fórmula, se lo describes con tus palabras y te la da hecha y explicada. Esta guía sirve para Excel y Google Sheets, y para ChatGPT, Gemini, Claude o Copilot.
Lo más importante: dile a la IA en qué columnas están tus datos, en qué fila empiezan, qué idioma tiene tu Excel (las funciones cambian de nombre: SUMAR.SI en español, SUMIF en inglés) y si separas argumentos con punto y coma o con coma.
Cómo pedirle fórmulas a la IA
Un buen prompt para Excel tiene cuatro partes: dónde están los datos (columnas y filas), qué quieres obtener, en qué celda va el resultado y qué versión usas (Excel 365, Excel 2016, Google Sheets). Si no sabes la versión, pide que te dé una alternativa compatible con versiones antiguas.
Y una precaución: no pegues datos personales de clientes o empleados en la IA. Para pedir fórmulas basta con describir las columnas o pegar unas filas de ejemplo con datos inventados.
1. Crear y entender fórmulas
1. Fórmula a partir de una descripciónTengo Excel 365 en español (separador punto y coma). En la columna A hay fechas, en B vendedores y en C importes, desde la fila 2 hasta la 500. Quiero en F2 el total vendido por el vendedor que escriba en E2 durante el mes de la fecha que ponga en E3. Dame la fórmula y explícala parte por parte.
2. Explícame esta fórmulaExplícame qué hace esta fórmula paso a paso, como si no supiera mucho de Excel, y dime si se puede simplificar: [fórmula]
3. Arreglar un errorEsta fórmula me da el error [#N/A / #¡VALOR! / #REF!]: [fórmula]. Los datos son: [describe columnas]. ¿Por qué falla y cómo lo arreglo?
4. BUSCARV o BUSCARXTengo una tabla de productos en la hoja Productos (A: código, B: nombre, C: precio). En la hoja Pedidos, columna A, están los códigos. Dame la fórmula para traer el precio con BUSCARX y una alternativa con BUSCARV o INDICE y COINCIDIR por si mi Excel es antiguo.
5. Condiciones múltiplesNecesito una fórmula que ponga "Urgente" si la fecha de la columna D es anterior a hoy y la columna E está vacía, "Pendiente" si la fecha es posterior y E está vacía, y "Hecho" si E tiene algo.
6. FechasEn la columna A tengo fechas. Dame fórmulas para obtener: el mes en texto, el número de semana, los días laborables hasta hoy y si es fin de semana.
2. Limpiar y ordenar datos
7. Separar nombre y apellidosEn la columna A tengo nombres completos ("Nombre Apellido1 Apellido2"). Dame fórmulas para separarlos en tres columnas, y dime cómo hacerlo también con Texto en columnas o Relleno rápido.
8. Quitar espacios y mayúsculas rarasTengo textos con espacios de más y mayúsculas mezcladas en la columna B. Dame la fórmula para dejarlos limpios y con la primera letra de cada palabra en mayúscula.
9. Duplicados¿Cómo encuentro y marco duplicados en la columna A sin borrarlos? Dame la opción con formato condicional y la opción con fórmula.
10. Unificar formatosTengo teléfonos escritos de formas distintas (con espacios, guiones, prefijo +34 o sin él). Dame una fórmula para dejarlos todos como 9 cifras seguidas.
11. Datos de ejemploCréame una tabla de ejemplo con 20 filas de datos inventados para practicar: fecha, cliente, producto, unidades y precio. En formato que pueda pegar en Excel.
3. Analizar datos
12. Tabla dinámica paso a pasoTengo ventas con columnas Fecha, Zona, Producto e Importe. Explícame paso a paso cómo hacer una tabla dinámica que muestre ventas por zona y mes, con el total en porcentaje.
13. Qué gráfico usarQuiero mostrar [qué datos] a [quién]. ¿Qué tipo de gráfico de Excel me recomiendas y cómo lo configuro para que se entienda a la primera?
14. Interpretar resultadosEstos son los totales por mes de mi negocio (sin datos personales): [pega tabla]. ¿Qué tendencias ves? Dame 3 conclusiones y 3 preguntas que debería investigar.
15. Formato condicionalQuiero que las filas se coloreen en rojo si el importe de la columna E es menor que 0 y en verde si supera 1.000. Explícame cómo hacerlo con formato condicional y una fórmula.
16. Panel sencilloDiseña un panel de control sencillo en una hoja de Excel para seguir [ventas/gastos/proyecto]: qué indicadores poner, con qué fórmulas y qué gráficos.
4. Plantillas útiles
17. Presupuesto mensualDiseña una plantilla de presupuesto mensual: columnas, categorías, fórmulas de totales y un indicador que avise si gasto más de lo previsto.
18. Control de facturasDiseña una hoja para controlar facturas emitidas: número, cliente, fecha, base, IVA, total, estado de cobro y días de retraso. Incluye las fórmulas.
19. Seguimiento de tareasCrea una plantilla para seguir tareas de un equipo con responsable, fecha límite, estado y una columna que calcule automáticamente si va con retraso.
20. InventarioPlantilla de inventario con entradas, salidas, stock actual y aviso de reposición cuando el stock baje de un mínimo.
5. Automatizar
21. Macro sencillaEscribe una macro de VBA que [tarea: copiar filas con estado "Hecho" a otra hoja, por ejemplo]. Explica cómo pegarla y ejecutarla, y añade comentarios en el código. Recuérdame guardar una copia antes de probarla.
22. Google Apps ScriptLo mismo pero para Google Sheets con Apps Script: [tarea]. Explica dónde se pega y cómo se autoriza.
23. Fórmulas de Google Sheets¿Cómo hago en Google Sheets [tarea] con QUERY, FILTER o IMPORTRANGE? Dame la fórmula y un ejemplo.
24. Convertir a fórmula de matrizTengo esta fórmula copiada en 1.000 filas: [fórmula]. ¿Se puede sustituir por una sola fórmula de matriz dinámica en Excel 365?
25. Aprender Excel con la IAQuiero aprender Excel desde [nivel]. Hazme un plan de 4 semanas con 20 minutos al día y un ejercicio práctico para cada día.
Límites a tener en cuenta
- Prueba la fórmula con unas pocas filas cuyo resultado conozcas antes de fiarte.
- Las referencias cambian si tus datos no están donde dijiste: revisa letras de columna y filas.
- Privacidad: describe la estructura, no pegues datos sensibles.
- Macros: ejecuta solo código que entiendas y siempre sobre una copia del archivo.
Más ideas en los 40 prompts de ChatGPT para el trabajo y en la guía de presupuestos personales con IA.
Preguntas frecuentes
¿ChatGPT puede hacer fórmulas de Excel?
Sí. Si le describes dónde están los datos y qué quieres obtener, te da la fórmula y te la explica. Conviene indicar la versión y el idioma de tu Excel.
¿Funciona con Google Sheets?
Sí. La mayoría de fórmulas son similares y la IA también puede darte fórmulas propias de Sheets como QUERY o scripts de Apps Script.
¿Es seguro subir mi Excel a ChatGPT?
Evita subir datos personales o confidenciales. Para pedir fórmulas basta con describir las columnas o usar datos de ejemplo.
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Esta guía está elaborada con ayuda de IA a partir de información general y fuentes públicas citadas. No se basa en experimentos propios y las cifras, si las hay, son orientativas: contrasta la información antes de tomar decisiones.