Cómo escribir emails difíciles con IA: 20 prompts y ejemplos
Hay emails que se quedan días en borradores: reclamar una factura, decir que no a un cliente, pedir un aumento. La IA es especialmente buena en esto porque no tiene el nudo en el estómago que tienes tú. Le das el contexto, le pides el tono y te propone un texto que luego ajustas.
El truco: pide siempre dos versiones (una más directa y otra más diplomática) y elige. Y quita nombres, importes reales o datos confidenciales si no son necesarios para redactar.
La fórmula de un buen prompt para emails
Incluye estas cinco cosas: quién eres y quién es el destinatario, qué ha pasado en dos o tres frases, qué quieres conseguir, el tono y la longitud. Ejemplo: "Soy diseñadora autónoma. Un cliente me debe una factura de hace 45 días. Quiero que pague esta semana sin romper la relación. Tono firme y cordial. Máximo 120 palabras."
1. Dinero
1. Reclamar un pago (primer aviso)Escribe un email recordando a [cliente] que la factura [número] de [importe] venció el [fecha]. Tono amable, asumiendo que es un despiste. Incluye los datos para pagar y pide confirmación de la fecha de pago. Máximo 100 palabras.
2. Reclamar un pago (segundo aviso)Segundo aviso por la factura [número], vencida hace [días]. Ya envié un recordatorio el [fecha] sin respuesta. Tono firme, sin amenazas, con una fecha límite concreta. Dos versiones.
3. Subir preciosEscribe un email para informar a mis clientes de que a partir de [fecha] mis tarifas pasan de [antes] a [después]. Explica el motivo en una frase, agradece la confianza y no pidas perdón.
4. Pedir un aumentoAyúdame a escribir un email a mi responsable para pedir una reunión sobre mi salario. Mis argumentos: [logros, responsabilidades nuevas, tiempo en el puesto]. Tono seguro y profesional. No pidas la cifra en el email.
2. Decir que no
5. Rechazar un encargoUn cliente me propone [encargo]. No me interesa porque [motivo]. Escribe un email que lo rechace con amabilidad y deje la puerta abierta a futuros proyectos.
6. Decir no a una tarea extraMi jefe me pide [tarea] y ya voy saturado con [tareas]. Escribe un email que explique la situación y proponga qué dejar de hacer o qué plazo es realista.
7. Rechazar un candidatoEscribe un email para comunicar a un candidato que no ha sido seleccionado para [puesto] tras la entrevista. Respetuoso, breve y con un detalle positivo de su candidatura: [detalle].
8. Rechazar una invitaciónRechaza esta invitación a [evento/reunión] sin dar excusas falsas y proponiendo una alternativa: [alternativa].
3. Clientes
9. Cliente enfadadoUn cliente me ha escrito esto: "[mensaje]". Redacta una respuesta que reconozca el problema sin culpar a nadie, explique qué vamos a hacer ([solución]) y cuándo. Breve y humano.
10. Reconocer un error propioHemos cometido este error: [qué pasó]. Escribe un email de disculpa que asuma la responsabilidad, explique cómo lo solucionamos y qué haremos para que no se repita. Sin excusas.
11. Cambio de alcanceEl cliente me pide [cambio] que no estaba en el presupuesto. Escribe un email que explique que es un trabajo adicional, con su precio y plazo, y le pida confirmación antes de empezar.
12. Poner límitesUn cliente me escribe a todas horas y espera respuesta inmediata. Escribe un email que establezca mi horario de atención y tiempos de respuesta sin sonar molesto.
13. Terminar una relación comercialQuiero dejar de trabajar con [cliente] a partir de [fecha] porque [motivo]. Escribe un email profesional que lo comunique y ofrezca una transición ordenada.
4. Trabajo y equipo
14. Dar malas noticiasTengo que comunicar al equipo que [mala noticia]. Escribe un email claro: qué pasa, por qué, qué significa para ellos y próximos pasos. Sin rodeos pero con empatía.
15. Feedback a un compañeroEscribe un mensaje para dar feedback a [compañero] sobre [situación]. Concreto, centrado en el hecho y no en la persona, con una propuesta para mejorar.
16. Pedir ayudaEscribe un email pidiendo ayuda a [persona] con [problema]. Que sea fácil de responder: explica qué he intentado y qué necesito exactamente.
17. Recordatorio sin parecer pesadoEscribe un recordatorio para [persona] que no ha respondido a [asunto] desde hace [días]. Breve y fácil de contestar con un sí o un no.
5. Pulir cualquier email
18. Bajar el tonoReescribe este email porque lo escribí enfadado. Mantén lo que pido pero quita lo que pueda sonar agresivo: [email]
19. Hacerlo más cortoReduce este email a la mitad sin perder información importante. Pon la petición en la primera frase: [email]
20. Revisión finalRevisa este email antes de enviarlo: ¿se entiende qué pido? ¿El tono es adecuado para [destinatario]? ¿Hay algo que pueda malinterpretarse? [email]
Antes de pulsar enviar
Léelo como si fueras el destinatario. ¿Qué sentirías?
Comprueba datos: nombres, importes, fechas y números de factura.
Quita frases de IA que nunca dirías ("Espero que este correo te encuentre bien").
Si es delicado, espera una hora y vuelve a leerlo.
Esta guía está elaborada con ayuda de IA a partir de información general y fuentes públicas citadas. No se basa en experimentos propios y las cifras, si las hay, son orientativas: contrasta la información antes de tomar decisiones.